Job Title : Secrétaire de gestion
Location : Quebec City, QC
Company : Université Laval
Salary :
Open Date : 2023-05-31
Close Date : 2023-10-01

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches de secrétariat afin de participer au suivi des processus relatifs aux études et à l'administration de son secteur.
Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'effectuer le suivi de dossiers et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Réalise des activités propres aux études telles que l'admission, l'inscription, la préinscription, la modification, la diplomation, la soutenance de thèse, les horaires de cours, l'attribution de locaux, les réunions, etc. Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Complète, vérifie, corrige et concilie des listes, documents et réquisitions. Effectue des calculs. Assure le suivi des documents et le respect des échéanciers. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail .
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

La personne qui détient le poste du Comité plurifacultaire collabore à ses activités et elle réalise également certaines tâches pour le bénéfice de l’ensemble des comités.
Activités de secrétariat spécifiques au Comité plurifacultaire : ​Lors des journées de dépôt des nouveaux projets, elle reçoit les dossiers et elle vérifie que tous les dossiers sont complets. Elle fait créer une fiche électronique dans la base de données, par l’agente de secrétariat, pour y saisir les renseignements prévus. Elle assure le suivi des dossiers au président, à la coordonnatrice et à l’agente de secrétariat; Elle prépare le projet d’ordre du jour à partir de la liste des nouveaux projets reçus, les versions préliminaires du procès-verbal des réunions et la liste des dossiers en traitement, en vue de la réunion du comité restreint; Elle convoque les membres du Comité pour la réunion mensuelle; Elle s’assure de la confirmation des présences de chaque membre et commande les repas pour la réunion; Etc.
Activités bénéficiant à l’ensemble des CÉRUL : Elle est responsable de recevoir et d’appliquer, après vérification, la procédure d’exemption à faire approuver un projet par un Comité (procédure réservée exclusivement pour les étudiants). Elle réfère à la coordonnatrice lorsque les dossiers présentent une problématique particulière. Elle répond également aux demandes d’information des étudiants et de leurs directeurs de recherche sur les modalités de cette procédur; Elle est responsable de l’application et du suivi des procédures pour les dossiers d’étudiants en situation d’irrégularité eu égard au Règlement des études; Etc.