Job Title : Office Assistent (nieuwe functie)
Location : 5349 Oss
Company : AstraZeneca
Salary :
Open Date : 2023-01-10
Close Date : 2023-05-10

Als Office Assistent bij Acerta Pharma, onderdeel van AstraZeneca, ben je een kei in plannen en organiseren. Je bent samen met 2 collega’s verantwoordelijk voor het runnen van het secretariaat. Begin 2024 verhuizen we naar een spiksplinternieuw gebouw op hetzelfde bedrijventerrein. Kom jij ons team versterken?

Office Assistent (nieuwe functie)
Oss, Pivot Park
32 uur

De mooie dingen die jij mag gaan doen:
Samen met je 2 collega’s zorg jij ervoor dat het secretariaat van Acerta Pharma op rolletjes loopt. Er is onderling een verdeling van de taken, maar je kunt en wilt elkaars werk overnemen bij bijvoorbeeld drukte of vakantie. Je bent van nature positief ingesteld.
Naast de secretariële taken ben je het visitekaartje van het bedrijf, je zorgt voor een prettige ontvangst van (internationale) gasten en een fijne werkomgeving voor de collega’s. Bij ons werken veel internationale collega’s, daarom is het belangrijk dat naast Nederlands, jouw Engels ook heel goed is.

Je ondersteunt de directeur en het lokale management team met taken als agendabeheer en het uitvoeren van administratieve werkzaamheden. Je hebt plezier in nauwkeurig werken en je maakt makkelijk contact met collega’s. Op dagelijkse basis zijn er ad hoc klussen, je kunt makkelijk schakelen van de ene naar de andere taak en je vindt het leuk om in een dynamische omgeving te werken. Geen dag is bij ons hetzelfde!

Verder hou je je bezig met:

• het organiseren van interne en externe vergaderingen en alles wat daarbij komt kijken, zoals het maken van agenda’s, het sturen van afspraakbevestigingen en routebeschrijvingen en het regelen van vergaderzalen en catering.
• het beantwoorden van vragen van collega’s (uit Oss en van andere AstraZeneca kantoren wereldwijd) en externen (persoonlijk, via telefoon of per e-mail).
• internationaal overleg met collega secretaresses uit andere landen.
• het ontvangen van gasten en overige bezoekers (zoals sollicitanten en collega’s van andere AstraZeneca vestigingen in binnen- en buitenland).
• het doen van bestellingen, het ondersteunen van het recruitment team, het boeken en organiseren van (internationale) dienstreizen en het laten tekenen en versturen van contracten.
• verbeteringen doorvoeren, in overleg met je collega’s kijk je hoe het werk efficiënter kan worden ingericht en je neemt hier zelf initiatief in.
• het oppakken van korte- en lange termijn projecten zoals het opzetten en coördineren van het archief en regelwerk voor de verhuizing naar ons nieuwe gebouw in 2024 (samen met je collega’s).
• het ondersteunen van company board meetings en leadership meetings, denk bijvoorbeeld aan het verzamelen van gegevens, het maken van overzichten en slide decks, de agenda bewaken en notuleren.

Wat neem je mee?

• minimaal 2 jaar administratieve of secretariële ervaring.
• je bent pro-actief, je ziet zelf werk liggen en vindt het leuk om ook nieuwe taken op te pakken. Je bent behulpzaam en dienstverlenend. Je kunt goed zelfstandig werken. Je bent mondig en je durft vragen te stellen. Je werkt graag samen in een team.
• uitstekende beheersing van zowel Engels als Nederlands (in woord en geschrift).
• ervaring met Windows applicaties is een must (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams etc).

Wat bieden we jou?

• internationale werkomgeving, waar je jezelf volledig in de breedte nog kunt ontwikkelen.
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, 25 vakantiedagen op fulltime basis. Extra vrije dagen: vrij tussen Kerst en Oud & Nieuw en Goede Vrijdag.
• vitaliteit van onze collega's vinden wij belangrijk, daarom ontvang je een keuzebudget om te besteden aan bijvoorbeeld een sportabonnement of Hello Fresh.
• je kunt dit keuzebudget ook inzetten voor het verduurzamen van je huis of voor trainingen voor je persoonlijke ontwikkeling.
• collectief pensioen met een vast percentage eigen bijdrage, bonusregeling.
• jaarcontract met de intentie om dit na een jaar om te zetten naar onbepaalde tijd.

Acerta Pharma:
Acerta Pharma heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een toonaangevend, internationaal wetenschappelijk onderzoekscentrum voor nieuwe medicijnen voor oncologische ziekten met meer dan 100 medewerkers. De komende jaren zal de organisatie verder groeien naar 140 medewerkers. Wij werken nauw samen met AstraZeneca. En we verhuizen in 2024 naar een mooi, nieuw research centrum op Pivot Park in Oss, dat nu gebouwd wordt.
De werksfeer binnen Acerta Pharma is oprecht en bijzonder prettig: behulpzaam, gemoedelijk. Veel internationale collega’s, de voertaal tijdens vergaderingen is Engels.
Jaarlijks zijn er leuke uitjes, zoals een kerstetentje en een company dag. Daarnaast hebben we sinds kort een activiteitencommissie die regelmatig voor gezelligheid zorgt. Denk aan samen voetbal kijken tijdens het WK, een oliebollen bijeenkomst aan het begin van het jaar en leuke borrels.

Enthousiast? Solliciteer!
Nog vragen? Onze recruiters (Karin Raadschelders, Caroline van Oppen en Maaike Willems) beantwoorden ze graag. Zij zijn bereikbaar via [email protected] of 085 - 047 0244. Wij hopen je snel te spreken!

Acquisitie door werving en selectiebureaus wordt niet op prijs gesteld.

Apply This Job