Job Title : Secretaresse HR & FBLocation : Hybride werken in NederlandCompany : AFMSalary : Open Date : 2023-04-03Close Date : 2023-08-03
De afdeling Human Resources & Facilitair Bedrijf (HR & FB) bestaat uit 35 medewerkers en wordt aangestuurd door het Hoofd HR & FB en drie managers. HR bestaat uit HR advies, HR Services, recruitment en beleid & organisatieadvies. FB bestaat uit de facilitaire dienstverlening en vendor management.
Jij maakt onderdeel uit van het HR Services team. Dit team wordt aangestuurd door de Manager HR Services en bestaat, naast jou, uit 5 medewerkers van de personeels- en salarisadministratie, een medewerker HR en een senior projectleider. De afdeling bestaat uit ervaren professionals die zich met plezier en passie bezighouden met belangrijke thema’s als het zijn en blijven van een aantrekkelijk werkgever en het ontwikkelen van de vereiste kennis en vaardigheden voor de toekomst.
Je werkt minimaal twee dagen op kantoor en hebt de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken, ook op afstand valt er genoeg (werk)plezier te beleven binnen deze functie!
De AFM is een platte organisatie met korte lijnen en een informele sfeer. Zo organiseren we regelmatig AFM-borrels en andere leuke evenementen zoals beachvolleybal en ons eigen AFM-cabaret. Daarnaast besteden we veel zorg aan de vitaliteit en ontwikkeling van onze medewerkers.
Als secretaresse van de afdeling HR & FB heb je een belangrijke functie, jij bent tenslotte het eerste aanspreekpunt voor veel collega’s. Je bent verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden, waaronder het agendabeheer en bijhouden van de mailboxen van het hoofd van de afdeling en het secretariaat.
Tijdens je werkdag heb je contact met mensen uit alle gelederen van de organisatie. Eén van jouw belangrijkste taken is het maximaal ontzorgen van het afdelingshoofd. Je schakelt regelmatig met andere secretariaten. Verder plan je (online) overleggen in voor de MT-leden en teams van de afdeling en zorg je voor het tijdig voorbereiden van overleggen van het MT en hoofd. Je bent gewend om te werken in een hybride werkomgeving, aangezien we bij de AFM deels op kantoor en deels vanuit huis werken.
Bij evenementen die we organiseren neem jij het voortouw om ervoor te zorgen dat alles tot op detailniveau goed wordt voorbereid. Waar anderen in de drukte van de dag dingen dreigen te vergeten, help jij ze hieraan te herinneren.
Verder kan het zijn dat een beroep op je wordt gedaan voor assistentie bij projecten, bijvoorbeeld het vitaliteitsteam of het uitvoeren van een medewerkersonderzoek. Ook fungeer je als achtervang voor onze opleidingscoördinator en de andere secretariaten binnen Bedrijfsvoering.
En zie je zelf mogelijkheden om (nog) meer waarde toe te voegen aan onze afdeling? Breng je ideeën dan vooral in, wij houden van mensen die initiatief nemen en geven onze medewerkers de ruimte om zich goed te kunnen (blijven) ontwikkelen.
Kortom, een rol met veel variatie én goede doorgroeimogelijkheden. Meerdere oud-secretaresses van HR&FB zijn nog steeds in een andere rol werkzaam bij de AFM.
Ben jij enthousiast over deze afwisselende functie en ga jij uitdagingen niet uit de weg, solliciteer dan snel, de deadline is 19 april.